为进一步规范和加强研究生各项活动费用报销的管理，现将报账过程中可能产生的相关问题及其注意事项进行如下说明：

1、在进行文体类项目、社团活动或者分会活动之前，相关部门或个人需做好活动策划与经费预算方案交与团委老师处审核，审核通过后将预算交给报账人员留存。经费预算提前上报且获批，方可进入经费使用及报销流程；

2、在进行活动用品采购时，要严格按照经费的预算方案执行，超出预算的部分一律不予报销；

3、各种活动或比赛发票的格式要符合昆明理工大学发票要求（见附件1）；

4、文体类项目、社团活动产生的特殊工作人员餐费需填写“昆明理工大学公务接待表”（见附件2）作为餐费发票的报销材料；

5、在文体类项目、社团活动期间，两个校区的运动员产生的特殊交通费需提前向研究生团委老师提出申请，按照经费预算方案执行，比赛的相关负责人要规范运动员开具的发票格式（见附件1）。如若运动员提供的发票格式不符合报销要求，则不予报销；

6、对于在文体类活动期间，两个校区的运动员产生的特殊情况住宿费问题，需提前向研究生团委老师出具书面申请，申请内容包括“何时何地何原因产生住宿”，研究生团委审核通过签字盖章之后作为报销材料保存好，报销时统一交至报账人员处。

7、在进行文体类项目、社团活动或者分会活动中，若采用购买并永久发放给相关人员的方式产生的非一次性消耗品费用（如服装、足球排球篮球、礼品等），报账时需要提交相关人员签字的明细签领单。

8、举办分会活动或以学院为单位参加研究生院的文体活动，活动完成后相关负责人需要持有以下材料到研究生团委处审核签字：学院辅导员填写的财务网报预约单、有学院研教办盖章或辅导员签字的财务报告、相关购买物品的学生签领单、符合财务要求的正规发票、现金支付情况说明（单张发票面额超过1000元时需要）。

注：

（1）体育项目

1.学生参加体育项目的保险默认为大学生医疗保险，如有特殊情况需要单独购买保险，需提前将购买险种及金额上报研究生会体育部，并由研究生团委老师进行审核（保险购买方视具体活动而定）。

2.如遇学校要求运动员需做心电图等检查的体育赛事，由研会或项目负责人统一安排进行检查并做好检查人员清单；

（2）文艺项目

1.文艺比赛中主持人的服装及化妆由研会统一安排购买；

2.文艺比赛产生校内外劳务费，相关部门要联系老师及学生填写“劳务费发放表模板”（见附件3）和“校外人员批量信息导入模板”（见附件4）后交由报账人员。

（3）其他

1、需要借款的活动，经费预算要提前2-3周提交于研究生院团委老师审核，审核通过后交至报账人员处，以便及时进行借款，不耽误活动的正常进行。

2、自2017年7月起，国家规定发票上凡是带有“办公用品”及“办公”字样的发票不予报销，这类发票可开成“活动用品”或具体的明细名称。

3、“活动用品”或“体育用品”类的发票要附带商品清单，清单上要盖有发票开具方的公章。

4、手撕发票只能报打印复印费，每张发票上需盖有单位公章；机打发票格式需完整并符合要求，发票金额超过1000要附带现金支付情况说明（附件5）。

（4）报告格式

附件1：发票模板

附件2：昆明理工大学公务接待附表

附件3：劳务费发放表模板

附件4：校外人员批量信息导入模板

附件5：现金支付情况说明